Odpis KRS do przetargu – co musisz wiedzieć [2026]

Odpis z KRS w przetargach publicznych

Odpis z KRS to jeden z podstawowych dokumentów wymaganych w przetargach publicznych. Potwierdza istnienie firmy, jej formę prawną oraz osoby uprawnione do reprezentacji.

W tym artykule dowiesz się:

• Który odpis wybrać do przetargu
• Jak go pobrać (bezpłatnie)
• Jak długo jest ważny
• Na co zwrócić uwagę przed złożeniem oferty

Kiedy odpis z KRS jest wymagany?

Zamawiający żąda odpisu z KRS w celu:

• Potwierdzenia istnienia firmy – że wykonawca jest zarejestrowany
• Weryfikacji reprezentacji – kto może podpisać ofertę i umowę
• Sprawdzenia statusu – czy firma nie jest w likwidacji lub upadłości
• Wykluczenia podstaw – niektóre przesłanki wykluczenia wynikają z danych w KRS

Podstawa prawna

Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, zamawiający może żądać odpisu z KRS jako dokumentu potwierdzającego brak podstaw wykluczenia.

Art. 109 ust. 1 pkt 4 PZP – wykluczenie w związku z likwidacją, upadłością, układem z wierzycielami.

Który odpis wybrać – aktualny czy pełny?

Odpis aktualny

Odpis aktualny pokazuje bieżący stan wpisów w rejestrze. Zawiera:

• Nazwę i formę prawną
• Adres siedziby
• NIP, REGON, numer KRS
• Aktualny skład zarządu
• Sposób reprezentacji
• Kapitał zakładowy
• PKD

Kiedy wystarczy: W większości przetargów odpis aktualny jest wystarczający. To standardowy dokument do oferty.

Odpis pełny

Odpis pełny zawiera dodatkowo całą historię zmian od momentu rejestracji:

• Poprzedni zarząd
• Dawni wspólnicy
• Zmiany adresu i nazwy
• Historia kapitału

Kiedy potrzebny: Rzadko wymagany w standardowych przetargach. Może być potrzebny przy:

• Ocenie doświadczenia (historia firmy)
• Weryfikacji przekształceń
• Szczególnych wymaganiach zamawiającego

Praktyczna zasada

Sprawdź SIWZ/SWZ – dokumentacja przetargowa precyzuje, który odpis jest wymagany. W razie wątpliwości – odpis aktualny jest bezpiecznym wyborem.

Więcej o różnicach między dokumentami: Odpis aktualny, pełny, wypis i pełne akta KRS – czym się różnią?

Jak pobrać odpis z KRS do przetargu?

Metoda 1: Strona eKRS (bezpłatnie)

1. Wejdź na ekrs.ms.gov.pl
2. Wybierz "Wyszukaj podmiot"
3. Wpisz numer KRS swojej firmy
4. Kliknij "Pobierz odpis aktualny"
5. Zapisz wygenerowany PDF

Ważne: Dokumenty z eKRS mają moc dokumentów urzędowych – są tak samo ważne jak papierowe odpisy z sądu.

Szczegółowa instrukcja: KRS do pobrania – jak pobrać odpis i dokumenty firmy online

Metoda 2: Sąd rejestrowy (płatnie)

Możesz też uzyskać odpis w sądzie rejestrowym:

• Odpis aktualny: 30 zł
• Odpis pełny: 60 zł

Ta metoda jest jednak niepotrzebna – dokumenty elektroniczne z eKRS są równoważne.

Metoda 3: Przez Portal Rejestrów Sądowych

Alternatywna strona Ministerstwa Sprawiedliwości z dostępem do KRS.

Ważność odpisu z KRS

Ile odpis jest ważny?

Nie ma ustawowego terminu ważności odpisu z KRS. Jednak zamawiający często określają własne wymagania:

• 3 miesiące – najczęstszy wymóg
• 6 miesięcy – rzadziej
• "Aktualny na dzień składania ofert" – najbardziej restrykcyjne

Jak liczyć termin?

Termin liczy się od daty wygenerowania dokumentu do dnia składania ofert.

Przykład:

• Data składania ofert: 15 marca 2026
• Wymaganie: odpis nie starszy niż 3 miesiące
• Odpis musi być z dnia 15 grudnia 2025 lub późniejszy

Co jeśli odpis jest za stary?

Pobierz nowy – to zajmuje 2 minuty i jest bezpłatne. Nie ryzykuj odrzucenia oferty przez nieaktualny dokument.

Odpis elektroniczny vs papierowy

Czy odpis elektroniczny jest akceptowany?

Tak. Odpisy pobrane z eKRS są równoważne z papierowymi i mają moc dokumentów urzędowych.

Podstawa prawna: art. 4 ust. 4aa ustawy o KRS.

Jak załączyć do oferty elektronicznej?

1. Pobierz PDF z eKRS
2. Załącz do oferty w systemie zamawiającego
3. Nie wymaga dodatkowego podpisu (dokument jest już autoryzowany przez system)

A co z ofertą papierową?

Przy ofertach papierowych możesz:

• Wydrukować PDF z eKRS
• Załączyć jako wydruk komputerowy

Uwaga: Niektórzy zamawiający mogą wymagać poświadczenia wydruku "za zgodność z oryginałem" – sprawdź SIWZ/SWZ.

Na co zwrócić uwagę przed złożeniem oferty?

1. Sprawdź reprezentację

Osoba podpisująca ofertę musi być uprawniona do reprezentacji:

• Członek zarządu (jednoosobowo lub łącznie – według wpisu)
• Prokurent
• Pełnomocnik (potrzebne pełnomocnictwo)

W odpisie sprawdź:

• Dział 2 – Organ uprawniony do reprezentacji
• Sposób reprezentacji (np. "dwóch członków zarządu łącznie")

2. Zweryfikuj dane w ofercie

Dane w ofercie muszą zgadzać się z odpisem:

• Pełna nazwa firmy (z formą prawną)
• Adres siedziby
• NIP, REGON, KRS

Rozbieżności mogą skutkować odrzuceniem oferty.

3. Sprawdź status spółki

Upewnij się, że w Dziale 6 nie ma wpisów o:

• Likwidacji
• Upadłości
• Postępowaniu restrukturyzacyjnym

Takie wpisy mogą być podstawą wykluczenia z postępowania.

4. Aktualizuj dane przed przetargiem

Jeśli niedawno zmieniłeś zarząd lub adres – upewnij się, że zmiana jest już widoczna w KRS. Wpisy mogą pojawiać się z opóźnieniem.

Odpis KRS a JEDZ

JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia) to oświadczenie własne wykonawcy składane w przetargach unijnych.

Czy JEDZ zastępuje odpis z KRS?

Częściowo. JEDZ jest wstępnym potwierdzeniem spełniania warunków. Jednak zamawiający może później zażądać odpisu jako dokumentu potwierdzającego.

Kiedy zamawiający żąda odpisu?

• Od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona
• Przed podpisaniem umowy
• W przypadku wątpliwości co do oświadczeń w JEDZ

Odpis dla konsorcjum

Przy składaniu oferty jako konsorcjum:

• Każdy członek konsorcjum składa własny odpis z KRS (lub CEIDG)
• Lider konsorcjum potrzebuje dodatkowo pełnomocnictwa od pozostałych członków

Kolejność dokumentów

1. Odpis KRS lidera
2. Odpisy KRS pozostałych członków
3. Pełnomocnictwo dla lidera (podpisane przez wszystkich)

Odpis dla podwykonawcy

Zamawiający może żądać odpisu z KRS również dla podwykonawców, jeśli:

• Wykonawca polega na zasobach podwykonawcy
• Podwykonawca będzie realizował kluczową część zamówienia

Sprawdź wymagania w dokumentacji przetargowej.

Najczęstsze błędy – jak ich uniknąć?

Błąd 1: Za stary odpis

Problem: Odpis przekracza wymagany termin ważności. Rozwiązanie: Zawsze pobieraj świeży odpis tuż przed złożeniem oferty.

Błąd 2: Rozbieżność danych

Problem: Nazwa lub adres w ofercie różni się od KRS. Rozwiązanie: Kopiuj dane dokładnie z odpisu, włącznie z formą prawną.

Błąd 3: Brak uprawnień do podpisu

Problem: Ofertę podpisuje osoba nieuprawniona. Rozwiązanie: Sprawdź sposób reprezentacji. Jeśli wymaga dwóch osób – obie muszą podpisać.

Błąd 4: Pominięcie zmian w KRS

Problem: Zarząd się zmienił, ale nowy skład nie jest jeszcze w KRS. Rozwiązanie: Poczekaj na wpis lub dołącz postanowienie sądu.

Błąd 5: Brak odpisu dla konsorcjanta

Problem: Złożono tylko odpis lidera, bez pozostałych członków. Rozwiązanie: Każdy członek konsorcjum składa własny odpis.

Podsumowanie

Odpis z KRS do przetargu to standardowy dokument, który:

• Pobierzesz bezpłatnie z ekrs.ms.gov.pl
• Ma moc dokumentu urzędowego
• Najczęściej wymagany jest odpis aktualny
• Ważność określa zamawiający (zwykle 3-6 miesięcy)

Przed złożeniem oferty sprawdź:

1. Czy odpis jest aktualny (termin ważności)
2. Czy dane w ofercie zgadzają się z odpisem
3. Czy osoba podpisująca jest uprawniona do reprezentacji
4. Czy firma nie jest w likwidacji/upadłości

Instrukcję pobierania odpisu znajdziesz w artykule KRS do pobrania – jak pobrać odpis i dokumenty firmy online.

Potrzebujesz pełnych akt rejestrowych do analizy kontrahenta lub własnej firmy? Nasza usługa automatycznie pobiera wszystkie dokumenty z KRS i łączy je w jeden przeszukiwalny PDF.