Jak sprawdzić firmę w KRS – kompletny przewodnik krok po kroku

Po co sprawdzać firmę w KRS?

Weryfikacja kontrahenta przed podpisaniem umowy to podstawa bezpiecznego biznesu. Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) pozwala sprawdzić kluczowe informacje o spółkach, stowarzyszeniach i fundacjach zarejestrowanych w Polsce.

Sprawdzenie firmy w KRS pomoże Ci:

• Potwierdzić, że firma rzeczywiście istnieje
• Zweryfikować dane rejestrowe (adres, NIP, REGON)
• Sprawdzić kto reprezentuje spółkę (zarząd, prokurenci)
• Poznać strukturę właścicielską (wspólnicy, udziały)
• Sprawdzić czy firma nie jest w likwidacji lub upadłości

Krok 1: Wejdź na stronę eKRS

Oficjalna wyszukiwarka KRS znajduje się pod adresem: ekrs.ms.gov.pl

To bezpłatna strona prowadzona przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Nie musisz zakładać konta ani się logować – wyszukiwarka jest dostępna publicznie.

Uwaga na fałszywe strony

W internecie działają płatne serwisy podszywające się pod oficjalny KRS. Zawsze sprawdź, czy jesteś na stronie ms.gov.pl (Ministerstwo Sprawiedliwości).

Krok 2: Wybierz sposób wyszukiwania

Na stronie eKRS możesz wyszukać firmę na kilka sposobów:

Wyszukiwanie po numerze KRS

Jeśli znasz numer KRS firmy, wybierz opcję "Wyszukaj podmiot" i wpisz 10-cyfrowy numer (np. 0000123456).

Wyszukiwanie po nazwie

Wpisz pełną lub częściową nazwę firmy. System znajdzie wszystkie podmioty zawierające podaną frazę w nazwie.

Wskazówka: Wpisuj nazwę bez formy prawnej (np. "Kowalski" zamiast "Kowalski sp. z o.o.") – znajdziesz więcej wyników.

Wyszukiwanie po NIP lub REGON

Możesz też wyszukać firmę po numerze NIP lub REGON. To przydatne, gdy nazwa firmy jest bardzo popularna.

Krok 3: Pobierz odpis z KRS

Po znalezieniu firmy kliknij na jej nazwę, aby przejść do szczegółów. Następnie możesz pobrać:

• Odpis aktualny – pokazuje bieżący stan wpisów
• Odpis pełny – zawiera całą historię zmian

Oba dokumenty są bezpłatne i mają moc dokumentu urzędowego. Szczegółową instrukcję pobierania znajdziesz w artykule KRS do pobrania – jak pobrać odpis i dokumenty firmy online.

Na co zwrócić uwagę przy weryfikacji?

1. Dane podstawowe

Sprawdź czy dane firmy zgadzają się z tym, co podał kontrahent:

• Pełna nazwa spółki
• Adres siedziby
• Numer KRS, NIP, REGON

2. Skład zarządu

Kto może podpisać umowę w imieniu spółki? Sprawdź:

• Imiona i nazwiska członków zarządu
• Sposób reprezentacji (np. "dwóch członków zarządu łącznie" lub "każdy członek zarządu samodzielnie")

Ważne: Jeśli umowę podpisuje osoba spoza zarządu, powinna mieć pełnomocnictwo!

3. Kapitał zakładowy

Wysokość kapitału zakładowego może świadczyć o kondycji finansowej spółki. Minimalne wartości:

• Sp. z o.o. – 5 000 zł
• S.A. – 100 000 zł

Niska wartość kapitału nie musi oznaczać problemów, ale przy dużych transakcjach warto to wziąć pod uwagę.

4. Status spółki

Upewnij się, że firma:

• Nie jest w likwidacji
• Nie jest w upadłości
• Nie jest wykreślona z rejestru

Informacje te znajdziesz w Dziale 6 odpisu KRS.

5. Przedmiot działalności (PKD)

Sprawdź czy główna działalność firmy (PKD) odpowiada usługom, które ma świadczyć. Rozbieżność może być sygnałem ostrzegawczym.

Dodatkowe źródła weryfikacji

Sam odpis z KRS to dopiero początek. Dla pełnej weryfikacji warto sprawdzić:

Sprawozdania finansowe

Spółki mają obowiązek składać sprawozdania do KRS. Znajdziesz je w Repozytorium Dokumentów Finansowych na stronie eKRS.

Analizując sprawozdanie zwróć uwagę na:

• Przychody i zysk/stratę
• Zobowiązania krótko- i długoterminowe
• Kapitał własny

Biała lista VAT

Sprawdź czy firma jest czynnym podatnikiem VAT: wykaz podatnikow VAT

Krajowy Rejestr Długów

Weryfikacja w KRD pokaże czy firma nie ma problemów z regulowaniem zobowiązań.

Częste problemy przy sprawdzaniu KRS

"Nie znaleziono podmiotu"

Możliwe przyczyny:

• Błędnie wpisany numer KRS (sprawdź zera na początku)
• Firma działa jako JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) – te nie są w KRS, sprawdź w CEIDG
• Firma została wykreślona z rejestru

"Dane są nieaktualne"

KRS aktualizuje się z opóźnieniem. Jeśli firma niedawno zmieniła zarząd lub adres, może to jeszcze nie być widoczne w rejestrze.

Nie mogę pobrać dokumentów z RAR

Repozytorium Akt Rejestrowych (RAR) zawiera skany dokumentów, ale:

• Każdy dokument to osobny plik
• Pliki często nie mają warstwy tekstowej
• Pobranie kompletu wymaga wielu kliknięć

Rozwiązanie: Skorzystaj z naszej usługi automatycznego pobierania pełnych akt w jednym przeszukiwalnym PDF.

Weryfikacja kontrahenta – checklist

Przed podpisaniem umowy upewnij się, że:

• Firma istnieje w KRS i ma aktywny status
• Dane (nazwa, adres, NIP) zgadzają się z umową
• Osoba podpisująca jest w zarządzie lub ma pełnomocnictwo
• Sposób reprezentacji pozwala na podpisanie umowy
• Firma nie jest w likwidacji ani upadłości
• PKD odpowiada przedmiotowi umowy
• Sprawdziłeś sprawozdania finansowe (przy większych transakcjach)
• Zweryfikowałeś status VAT na białej liście

Podsumowanie

Sprawdzenie firmy w KRS to 5 minut, które może zaoszczędzić tysiące złotych. Oficjalna wyszukiwarka eKRS jest bezpłatna i dostępna dla każdego.

Pamiętaj, że odpis z KRS to podstawa – przy większych transakcjach warto sięgnąć po sprawozdania finansowe i pełne akta rejestrowe, które pokażą pełny obraz firmy.

Potrzebujesz pełnych akt KRS w jednym przeszukiwalnym pliku? Skorzystaj z naszej usługi – automatycznie pobierzemy wszystkie dokumenty i połączymy je w wygodny format PDF z OCR.